Informatyka w służbie przemysłu chemicznego

• Strona główna
• Artykuły
• Informatyka w służbie przemysłu chemicznego

Data publikacji: 2018-11-29 / Autor: Oktawian Milewski

System ERP (ang. enterprise resource planning) to podstawowy element oprogramowania będącego na wyposażeniu każdej firmy produkcyjnej, w tym także przedsiębiorstw z sektora chemicznego.

Przykładowo w Grupie Azoty system ERP funkcjonuje już od kilku lat, wspomagając proces zarządzania najpierw jednostką dominującą w Tarnowie, a następnie wzajemne współdziałanie pozostałych spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej. Przede wszystkim pozwala on każdej z firm śledzić zawierane transakcje i zdarzenia gospodarcze oraz pomaga wyciągać wnioski na bazie zagregowanych danych przedstawianych w raportach w czasie rzeczywistym.

Integracja procesów

Oczywiście żadną miarą nie jest Grupa Azoty wyjątkiem, jeśli chodzi o korzystanie z zaawansowanych systemów ERP. Wszystkie przedsiębiorstwa, które po takie oprogramowanie sięgają zyskują możliwość pełnego zintegrowania procesów zachodzących w ramach swojej organizacji. System taki tworzy bowiem interaktywne środowisko, wspierające firmy w zarządzaniu procesami powiązanymi ze wszystkimi obszarami ich działań, tj. zarządzaniem finansami i księgowością, środkami trwałymi, marketingiem, sprzedażą i zakupami, magazynem i zapasami, produkcją, serwisem oraz projektem.

Naturalnie systemy informatyczne klasy ERP to zazwyczaj bardzo kosztowne inwestycje o dużym poziomie skomplikowania. Dobranie odpowiedniego rozwiązania zaspakajającego specyficzne potrzeby każdej spółki produkcyjnej, a jednocześnie dającego się łatwo modyfikować, bywa z reguły trudnym zadaniem. Niemniej poniesienie tego typu wydatków wydaje się obecnie konieczne, gdyż systemy ERP (narzędzia wspierające zarządzanie firmą, zwane inaczej systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa) są istotnym wsparciem w zakresie realizowania przez firmę wyznaczonych przez nią celów.

Usprawnienie działań

O tym, że ich wdrożenie jest konieczne przekonuje choćby relacja władz spółki Lakma SAT, jednego z czołowych polskich przedsiębiorstw z branży chemii budowlanej. Przed wdrożeniem nowego systemu ERP spółka używała oprogramowania wspierającego jej działalność w zakresie logistyki i księgowości oraz stosowała specjalistyczny system produkcyjny dopasowany do swoich potrzeb w zakresie tworzenia i zarządzania procesami produkcyjnymi.

Liczne ograniczenia techniczne oraz funkcjonalne używanego przez nią oprogramowania powodowały, że potrzeby w zakresie planowania strategicznego w jej specyfice – w tym przypadku sezonowe wahania zapotrzebowania – oraz dystrybucja i obsługa partnerów biznesowych napotykały na szereg trudności. Korzystanie z różnych systemów baz danych, wielu rozproszonych źródeł informacji powodowało wysokie koszty ich utrzymania, a także utrudniało tworzenie wiarygodnych analiz będących podstawą do podejmowania decyzji strategicznych. Głównym problemem był brak rozbudowanej zintegrowanej funkcjonalności systemu, która umożliwiałaby kompleksowe przetwarzanie informacji handlowej związanej z produkcją różnego asortymentu w kilku lokalizacjach. Oprogramowanie nie obsługiwało zadowalająco sprzedaży eksportowej i nie uwzględniało specyfiki zakupów zagranicznych, które z uwagi na charakter działalności spółki z branży chemii budowlanej są czymś powszechnym.

Ograniczenia te miały kluczowy wpływ na szybkość reakcji działu handlowego, a dodatkowo generowały koszty ze względu na częste kontakty telefoniczne i nadmierną liczbę wydruków komputerowych. Wszystko to spowodowało konieczność zastąpienia systemu wydajniejszym narzędziem. Wybór padł na zakup modułów funkcjonalnych systemu ERP.

W każdym bowiem przypadku wdrożenie ERP usprawnia działania pracowników różnych szczebli przedsiębiorstwa: począwszy od zarządu, po pracowników szeregowych, jednocześnie podnosząc efektywność ich pracy. Znaczącą rolę spełnia w tym względzie wspólna baza danych, która integruje wszystkie, dotychczas zazwyczaj rozproszone, informacje w przedsiębiorstwie.

Tutaj są one jednolite i na bieżąco aktualizowane. System ERP jest w szczególności doceniany przez pracowników działów zaopatrzenia, a dzieje się tak z uwagi na sposobność błyskawicznego reagowania na pojawiające się braki magazynowe.

Jak zaś wiadomo, braki oznaczają spowolnienie realizacji zleceń, a co za tym idzie również obniżoną efektywność pracy całej organizacji. Pracując z systemem ERP, nie ma potrzeby utrzymywania wysokich stanów magazynowych. Wdrożenie oprogramowania w znaczącym stopniu wpływa na cały proces sprzedaży w firmach. Przyspiesza go, powodując wyższy poziom satysfakcji klientów. Dodatkowo wdrożenie ERP ogranicza z reguły liczbę możliwych błędów popełnianych przez pracowników.

Liderzy rynku

Największym dostawcą systemów ERP w Polsce są spółki SAP i Comarch. Obsługują one oczywiście także liderów branży chemicznej w naszym kraju. Przykładowo Comarch chwali się wdrożeniami m.in. na rzecz Grupy CIECH.

W odniesieniu do CIECH Vitrosilicon wdrożenie zrealizowane przez Comarch objęło główne obszary funkcjonowania: procesy logistyczne, produkcyjne, handlowe i księgowe, a także obieg informacji i raporty zarządcze. Najważniejszymi celami wdrożenia była automatyzacja obsługi procesów produkcyjnych, również w zakresie rozliczania kosztów produkcji, możliwość rejestracji danych o kontaktach z klientami oraz lepsze zarządzanie obiegiem informacji pomiędzy działami i procesami obsługi księgowej.

Comarch zdradził, że w przypadku CIECH Vitrosilicon najbardziej odczuwalną zmianą spowodowaną wdrożeniem platformy ERP jest automatyzacja różnego rodzaju procesów, które wcześniej wykonywano ręcznie przy udziale zewnętrznych aplikacji biurowych. System ERP pozwolił na znaczne uproszczenie i ujednolicenie procesów w głównych obszarach, m.in. w produkcji.

Zaistniała możliwość filtrowania różnego rodzaju informacji po numerach stanowisk i numerach hal produkcyjnych oraz wyciągania i agregowania danych na temat procesów produkcji w jednym miejscu w systemie. Dane zaczęły mieć bardziej szczegółowy charakter, co ułatwia spółce z Grupy CIECH pozyskiwanie istotnych informacji. Nie bez znaczenia jest też automatyczne rozliczanie służb pomocniczych i znacznie łatwiejsza koordynacja faz produkcji. Inaczej przebiegać zaczęła ewidencja danych, faktur i zamówień, a także historia operacji oraz czas i liczba przetwarzanych informacji. Pojawiła się większa intuicyjność, prostota, szybkość działania i automatyzacja.

Comarch przywołuje także przypadek firmy Arkop, która zajmuje się głównie produkcją dodatków paszowych. Jej rozwój sprawiał, że pojawiać zaczęły się problemy z przepływem informacji. Brakowało jej narzędzia informatycznego, które wspierałoby kluczowe obszary. Szczególnie zależało jej na zinformatyzowaniu działu produkcji oraz usprawnieniu logistyki. Borykała się bowiem z problemem uaktualniania stanów magazynowych, nie dysponowała możliwościami planowania produkcji z dużym wyprzedzeniem i w oparciu o określoną recepturę. Dochodziło do sytuacji, że w magazynie brakowało surowców do produkcji, a to powodowało straty. Realizacja zamówień przeciągała się w czasie i firma nie tylko traciła pieniądze, ale także prestiż i zaufanie klientów. Pozyskany system wyeliminował te mankamenty. Nastąpiła integracja takich obszarów, jak logistyka, księgowość i produkcja. Ścisła kontrola stanów magazynowych w ujęciu planowanego i faktycznego zużycia surowców zmniejszyła szacunkowo niewyjaśnione braki magazynowe o kilka ton rocznie, co pozwoliło już w pierwszym roku zaoszczędzić firmie ok. 50 tys. zł.

Duże firmy potrzebują narzędzia informatycznego, które pozwoli obsłużyć szeroki zakres działalności, odwzorować skomplikowane struktury organizacyjne oraz umożliwi integrację z innymi aplikacjami, wykraczając poza standardowe możliwości systemów klasy ERP. Takim narzędziem jest bez wątpienia SAP ERP.

CAŁY ARTYKUŁ ZNAJDĄ PAŃSTWO W NR 5/2018 DWUMIESIĘCZNIKA "CHEMIA I BIZNES". ZAPRASZAMY.

IToprogramowanieComarch